02/03/2024

Los principios administrativos

1. LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
Dentro de la organización global de la empresa nos encontramos con una parte que denominamos gestión administrativa, y que tiene como objetivo el desarrollo de una serie de funciones internas de la empresa indispensables para su funcionamiento, como por ejemplo: el archivo de documentos, llevar al día la contabilidad, la tramitación de documentos relativas a las cotizaciones a la Seguridad Social, la realización de las nóminas de los trabajadores, la emisión de facturas, efectuar pagos y recibir cobros, el control de caja, formalización de contratos de trabajo, de seguros, etc.

La gestión administrativa es distinta en cada empresa, de ahí que para diseñar su organización se deba atender a las características propias de la empresa, aunque muchas empresas, sobre todo las pymes, contratan los servicios de otra empresa ajena para que le realice la gestión administrativa; son las conocidas asesoría/gestorías que se dedican a llevar los asuntos fiscales, laborales y contables de otras empresas.

Pero incluso en este último caso, toda empresa, aunque contrate esta gestión externamente, debe contar con una mínima estructura administrativa para la recepción de pedidos, elaboración de albaranes, facturas y otros documentos, para el archivo de los mismos, cobros y pagos, etc.

En la gestión administrativa la organización se puede realizar mediante la división en departamentos, siendo los más comunes: personal o recursos humanos, contabilidad, tesorería y financiero, sin perjuicio de que habitualmente las empresas medianas y pequeñas se suelen unir la mayoría de estas funciones en un solo departamento denominado departamento administrativo.

Cada uno de estos departamentos o áreas generosas serie de documentos que deben ser emitidos clasificados y archivados, para que puedan ser utilizados posteriormente por la empresa en caso de necesidad.

Las funciones que habitualmente se realizan en cada departamento son las siguientes:

1.1. PERSONAL O RECURSOS HUMANOS
  • Contratación de trabajadores.
  • Elaboración de nóminas.
  • Cotización a la Seguridad Social.
  • Gestión y pago a Hacienda de las retenciones fiscales a los trabajadores
  • Documentación sobre extinción de contratos de trabajo.
  • Archivo de toda la documentación laboral.
1.2. CONTABILIDAD
  • Llevar los libros contables.
  • Liquidación y pago de impuestos.
  • Gestión y archivo de documentos de clientes y proveedores (albaranes, facturas, contratos, etc.).
  • Elaboración del resto de documentos contables (Balance, cuenta de resultados, etc.).
1.3. TESORERÍA
  • Control de caja y de las cuentas corrientes, procurando que haya dinero suficiente para atender a las obligaciones.
  • Gestión de pagos (proveedores, servicios contratados) y cobros (clientes, etc.).
  • Elaboración de los presupuestos provisionales de Tesorería.
1.4. FINANCIERO
  • Gestión de bancos y entidades de crédito (préstamos, avales, etc.).
  • Análisis de inversiones.
  • Búsqueda de fuentes de financiación empresarial.
  • Control de costes por departamentos y corrección de desviaciones con respecto al presupuesto inicial.
2. LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA EMPRESA RELACIONADOS CON LAS OPERACIONES DE COMPRAVENTA
Dentro de las relaciones comerciales con sus clientes y proveedores, las empresas han de utilizar una serie de documentos relacionados con la compraventa de bienes y servicios, así como con la forma de pago y cobro de los mismos.

Este proceso administrativo, que existen todas las empresas, sigue normalmente este camino:

  • El cliente realiza el pedido.
  • El vendedor entrega la mercancía al cliente con el albarán de entrega.
  • El vendedor hace la factura de la entregas realizada.
  • El comprador pagua el importe de la factura.
  • El vendedor, una vez que ha recibido el importe de la venta, remite al comprador un recibo justificante del pago.

Este proceso supone cierto «papeleo» que debe realizarse de la manera más clara posible, ya que en él pueden intervenir varias personas que deben recibir una información precisa (por ejemplo, que importe se debe facturar o a qué dirección se debe emitir la factura).

En este proceso pueden intervenir varias personas de diferentes departamentos de la empresa. Por ejemplo, el departamento de ventas, el almacén, el departamento de contabilidad, etc.

Para que cada persona pueda realizar su trabajo correctamente preciso que posea la información necesaria. Por ejemplo, el responsable de almacén deberá saber qué mercancía ha de enviar y donde, el departamento de contabilidad la de conocer al menos el importe que debe facturar, por qué conceptos y a qué dirección remitir las facturas, y así cada una de las personas implicadas.

3. EL PEDIDO: LA HOJA DE PEDIDO
El proceso de compraventa se inicia mediante la formalización del pedido.
3.1. LA FORMALIZACIÓN DEL PEDIDO
Los pedidos se pueden realizar por teléfono, por fax, por correo, por e-mail, formulario electrónico, a través de representante o agente comercial, o en una relación directa entre el vendedor y el cliente.

En cualquiera de las formas que se realizar pedidos son necesarias una serie de informaciones mínimas:

  • Datos de identificación del cliente: nombre y razón social, NIF o CIF, dirección de envío de correspondencia, teléfono, etc.
  • Fecha de formalización del pedido y número de referencia.
  • Dirección de envío de la mercancía. Puede ser distinto lugar de envío de la mercancía, del domicilio o razón social de la empresa.
  • Descripción de los artículos o mercancías que componen el pedido: número de unidades, denominación del artículo, referencias y precios unitarios y totales acordados con el cliente para cada artículo pedido. También deberán incluirse, en su caso, los descuentos que se acordados.
  • Plazo de entrega de la mercancía.
  • Pago de los portes: indicar si los gastos de transporte son a cargo del cliente (portes debidos) o del vendedor (portes pagados).
  • Condiciones de pago: indicar el plazo de pago y la forma de pago.
  • Otras condiciones particulares como gastos de seguros, embalajes, etc.
  • Firma de persona responsable de la empresa compradora (jefe de compras).

Es importante recordar que, cualquiera que haya sido la forma utilizada para la realización del pedido, es conveniente siempre dejar constancia escrita del mismo, para evitar problemas posteriores, pues en la hoja de pedido se detallan todas las condiciones de la compraventa pactadas entre comprador y vendedor (artículos, precios, descuentos, fechas de entrega, aportes, forma de pago, etc.).

Para el vendedor es importante poseer una copia del pedido, puesto que él mismo ya supone un compromiso de compra por parte del cliente.

Por su parte, el comprador también deberá tener una copia del pedido, la cual le servirá para comprobar que las mercancías recibidas coinciden con lo que se pidió, y para hacer la correspondiente reclamación en caso de que no sea así. Por tanto, aún en los casos en el que el pedido se realice verbalmente por teléfono, se deberá posteriormente dar forma documental al mismo mediante la correspondiente hoja de pedido, que una vez rellenada se hará llegar a cada una de las partes.

El conjunto de actividades a realizar por la empresa vendedor a partir del momento en que recibe un pedido bien especificado en el diagrama incluido continuación.

  1. Realización o recepción del pedido: ventas.
  2. Control del riesgo del cliente:
    si no es aceptable, devolución del pedido al vendedor para su negociación y pago al contado. Si el riesgo es aceptable, envío del pedido al almacén.
    Esto está controlado por la parte financiera de la empresa.
  3. Control de existencias de stock y expedición del pedido: almacén.
  4. Archivo de la hoja de pedido: ventas y administración.

El control de riesgo del cliente es una operación previa la aceptación del pedido la venta a crédito (con pago aplazado). Cuando el cliente para la mercancía transcurrido un determinado tiempo después de la entrega, la empresa vendedora está incurriendo en el riesgo de no cobrar la mercancía entregada, por lo que es necesario tomar una serie de medidas que limiten ese riesgo, como por ejemplo: obtener información acerca de la empresa que realiza el pedido, establecer un límite máximo de riesgo (volumen máximo de pedido a aceptar) que nuestra empresa está dispuesta a asumir, o contratar un seguro que cubra posible impago.

4. LA ENTREGA DE LA MERCANCÍA: EL ALBARÁN
Una vez en que el cliente ha formulado la voluntad de comprar mediante el pedido, el vendedor prepara los artículos que va a servir. Éstos recorrerán un circuito desde el almacén hasta el punto de destino, donde se efectuará la entrega física de los productos.

En este momento aparece un segundo documento, el albarán o nota de entrega, que es el documento que acompaña los artículos cuando se entrega.

Tiene una doble finalidad, ya que, por un lado, supone un justificante de la salida de los artículos del almacén, y por otro, acredita que se ha realizado la entrega.

El albarán consta de varias copias (4), normalmente de diferentes colores, cuyo destino es:

  • el almacén, como acreditativo de la salida de los artículos.
  • El departamento de ventas o administración, para emitir las facturas posteriormente.
  • El cliente, como comprobante de los artículos recibidos.
  • El cliente, que lo devolverá firmado y se archivará en la hoja del libro de clientes, como justificante de la aceptación de la mercancía recibida.

Tampoco existe un modelo oficial de albarrán, pero debe contener:

  • Datos identificativos del comprador y del vendedor.
  • Número de pedido a que corresponda.
  • Número de albarán
  • Fecha de entrega y de envío.
  • Lugar de entrega.
  • Descripción de la mercancía.
  • Tipo de portes: pagados o debidos.

El albarán puede ir valorado (en el costa el precio, descuentos, impuestos, etc.) o sin valorar (sólo se hace una descripción de la mercancía, sin valoración económica). La utilización de un tipo u otro de albarán está en función del momento de la emisión de la correspondiente factura. Generalmente, si la factura no se emite de forma inmediata al envío del producto, el albarán suele ir valorado. Por el contrario, si las facturas emite inmediatamente, el albarrán se envía sin valorar.

4.1. RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA MERCANCÍA
El objetivo principal de la recesión y la verificación en la de descubrir los errores que se hayan producido como: daños, retrasos, falta de productos, mercancías diferentes a las solicitadas, mercancía en mal estado, errores en los albaranes, facturas, discrepancia en las condiciones pactadas, etc.

El proceso de recesión se compone de las siguientes fases:

  • El cliente debe comprobar la coincidencia entre los datos de los documentos de llegada y el pedido al cual corresponde.
  • Ordena la descarga de los productos.
  • Cuenta los bultos descargados, comprueba que coinciden con lo expresado en el albarán y verifica que no existen daños externos.
  • Si la verificación es conforme se acepta la mercancía y se firma la hermana.
  • Si la verificación no es conforme (por ejemplo, mercancía mal estado, falta de mercancía), en función de la causa de la anomalía se acepta la mercancía uno, pero, en caso de aceptarse, siempre se deberá indicar la anomalía producida en el documento de entrega, en el correspondiente apartado dedicado observaciones del albarán. Posteriormente, se comunica la incidencia del departamento de compras, para que éste realice la reclamación oportuna.
5. LA FACTURA
Es el documento mediante el cual se formalizan las operaciones de compraventa de bienes y servicios, por lo que se debe realizar por duplicado, quedándose cada parte con un ejemplar.

Los empresarios y profesionales que venden un bien o prestar un servicio tienen la obligación de expedir una factura y entregarla al cliente. Deben expedir la factura por cada operación, pudiendo incluir en una sola factura las operaciones que realicen con un solo destinatario que se produzcan durante un mes natural o un periodo inferior. Si la operación está exenta de IVA (por ejemplo prestación de servicios de enseñanza y sanidad) la empresa no está obligada a emitir factura, así como tampoco en algunos regímenes especiales del IVA (recargo de equivalencia o régimen simplificado).

Antes de confeccionar la factura habrá que tener el pedido del cliente, compararlo con el albarán de salida, y aplicar los precios establecidos los diferentes artículos servidos.

Todas las facturas que emite recibe la empresa deben estar correctamente ordenadas y archivadas, ya que por imperativo legal, los empresarios deben conservar copia de las mismas durante, al menos, seis años antes de su emisión.

Las facturas se pueden redactar en cualquier modelo, siempre que contengan:

  1. Datos del proveedor: nombre, dirección y número de identificación fiscal (NIF o CIF).
  2. Número de factura. La factura deben llevar una numeración correlativa, de forma que no se puedan duplicar los gastos que se reflejan en ellas. Además, con el se facilita su control y gestión.
  3. Lugar y fecha de expedición.
  4. Datos del cliente: Nombre, dirección y número de identificación fiscal (NIF o CIF).
  5. Descripción del objeto de la venta. Si se trata de un servicio suele aparecer el periodo de prestación del mismo. Si es un producto, se desglosan unidades y precio unitario.
  6. Importe bruto. Representa la cantidad bruta que supone la venta, sin aplicar todavía lo descuento.
  7. Base imponible. La cifra total del importe de una vez aplicados los descuentos exhumados otros gastos y los hay (portes, seguros, embalaje). Se trata de las cifras sobre la cual se aplica el IVA.
  8. IVA. Se especifica el tipo impositivo (%) correspondiente y el importe del impuesto, aplicando el porcentaje a la base imponible.
  9. Total factura. En lo que el cliente debe pagar, resultado de sumar a la base imponible el importe del IVA.
5.1. TIPOS ESPECIALES DE FACTURAS
  • Factura simplificada. En determinadas operaciones, la factura ordinaria podrá ser sustituido por una factura simplificada (los tickets de máquinas registradoras) siempre que su importe no exceda los 3000 €, IVA incluido, y sólo en determinadas actividades, como por ejemplo: ventas al por menor, transporte de personas, hostelería y restauración, etc.
  • Factura pro forma. Es un documento en el cual se detalla una oferta comercial. El vendedor emite una factura pro forma antes de concretar la venta, especificando las condiciones de la misma. De esta manera, la factura pro forma se convierte en un reflejo o un anticipo de lo que será la factura comercial.Es un documento meramente informativo, que contiene los detalles que posteriormente incluirá la factura definitiva, si el cliente acaba concretando la compra.
5.2. LIBRO DE FACTURAS EXPEDIDAS Y LIBRO DE FACTURAS RECIBIDAS
Los empresarios y profesionales sujetos al IVA deben llevar obligatoriamente un libro de facturas expedidas y libro de facturas recibidas.

En estos libros quedan registrados, por orden cronológico, los datos esenciales de cada factura expedida y recibida: número de serie, fecha de expedición, datos del comprador y vendedor, base imponible de la población y cuotas de IVA aplicada.

Éstos libros permiten determinar con precisión para cada periodo del importe total del IVA que el empresario haya repercutido a sus clientes o haya pagado por sus compras de bienes y servicios.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL PAGO Y EL COBRO DE LAS OPERACIONES DE COMPRAVENTA
El proceso de la compraventa termina con el pago al vendedor de los artículos entregados como contrapartida.

El momento del pago se establece por acuerdo entre comprador y el vendedor, y puede ser:

  • Al contado: Cuando se lleva a cabo el pago en el momento de recibir los artículos a un breve plazo de tiempo. Tiene la ventaja de que con él se pueden obtener descuentos.
  • Pago adelantado: Es el que se produce en el momento de la formalización del pedido, antes del envío de la mercancía.
  • Pago aplazado: Cuando el pago se realiza con posterioridad a la entrega. Normalmente el plazo máximo por el que se aplaza un pago sin recargo es de seis meses. Tiene la ventaja de que mediante el mismo se pueden adquirir artículos sin tener liquidez.

Una vez que se ha presentado la factura, el cliente ha de proceder al pago en la forma y momento convenido. Existe una amplia variedad de medios de pago, entre los que podemos destacar, además del dinero en efectivo, el pago por transferencia, la domiciliación bancaria, la tarjeta de débito o de crédito, el cheque, la letra de cambio y el pagaré.

6.1. EL CHEQUE
Los cheques son documentos que contienen una orden de pagar una determinada cantidad de dinero. Por medio del cheque una persona (librador) manda u ordena a una entidad de crédito (librador) el pago de una cierta cantidad de dinero a la orden de un tercero (tomador).

El cheque es una forma de pago, ya que podemos entregarlo a un tercero como si se tratase de dinero.

6.1.1. PERSONAS QUE INTERVIENEN EN EL CHEQUE

  • Librado: Es el banco o entidad de crédito que ha de pagar el cheque a su presentación, con cargo a los fondos del librador.
  • Librador: Es la persona que emite el cheque, dispone de los fondos de la cuenta y da la orden de pago. Es imprescindible que aparezca su firma de puño y letra en el cheque.
  • Tomador: Es la persona que tiene que recibir el importe del cheque presentándolo en el banco.
6.1.2. FORMATO DEL CHEQUE
En el cheque deben aparecer los siguientes datos:
  • Nombre y domicilio del librado (banco que realiza el pago).
  • Número de cuenta que el librador tiene en el banco librado.
  • Cantidad expresada en cifras.
  • Indicación del tomador (nombre de una persona o al portador).
  • Cantidad expresada en letras.
  • Lugar y fecha de expedición (en letra).
  • Firma del librador.
  • Número de serie.
6.1.3. FORMAS DE EMITIR UN CHEQUE
La forma de emitir un cheque va a determinar quién es su tenedor, y puede hacerse de las siguientes formas:
  • Al portador. Son los cheques que llevan de esta expresión. Deben pagarse a la persona que lo presente al cobro. El tomador es el poseedor del cheque, que se trasmite con la simple entrega.
  • Nominativos. Se emiten a favor de una persona determinada, que es la que debe cobrarlos.
6.1.4. PLAZO DE PAGO DEL CHEQUE
El cheque es un título emitido a la vista, es decir, vencer el momento en que se presenta al cobro. La ley establece una serie de plazos para la presentación a cobros: 15 días siete cheques emitido en España, 20 días y este que es emitido en Europa y, 60 días y es emitido fuera de Europa.
6.1.5. CHEQUES ESPECIALES
Para aumentar la seguridad del cheque y evitar que personas distintas a las designadas por el librador puedan cobrarlo, existen unas modalidades del cheque que tienen este objetivo y que son:
CHEQUE CRUZADO
El librador o tomador de un cheque lo cruza por medio de dos barras paralelas sobre el anverso (parte delantera). Un cheque cruzado sólo puede ser cobrado por un banco, por lo que el tomador no podrá cobrarlo directamente, sino que tendrá que presentarlo necesariamente a través de una entidad bancaria de la que sea cliente, siendo su entidad bancaria la que hará la gestión del cobro para posteriormente ingresar el importe del mismo en su cuenta bancaria.

Puede ser general o especial. Es general si sólo contienen las dos barras paralelas sin otra mención, o bien si contiene además las palabras «Banco», «y compañía» u otras equivalentes.

Se trata del cheque cruzado especial cuando, además de las barras cruzadas, se añade el nombre de una entidad bancaria determinada. En este caso sólo podrá presentarse cheque en el banco que aparece designado.

CHEQUE PARA ABONAR EN CUENTA
El librador o el tomador del cheque pueden prohibir su pago en efectivo se añade la mención «para abonar en cuenta» u otra equivalente en el anverso. En este caso, el librado sólo podrá abonar el cheque mediante un ingreso en una cuenta bancaria.
CHEQUE CONFORMADO
Es aquél en el que el librado (banco) a través de una declaración, manifiesta que todos los datos señalados en el son conformes (que existen fondos suficientes para el pago). Esta conformidad se realiza en el dorso (parte trasera) del cheque. El librador retendrá de la cuenta del librado la cantidad necesaria para pagar el cheque a su presentación.
6.2. EL PAGARÉ
Al igual que el cheque el pagaré es uno de los medios de cobro y pago más utilizados por las empresas, ya que permite determinar el momento en el que podrán ser hechos en efectivo por su legítimo tenedor.

El pagaré un documento de consiste en la promesa pura y simple de la persona que lo emite (firmante) de pagar una determinada cantidad de dinero en un futuro a su legítimo tenedor (beneficiario).

Los pagarés suelen tramitarse a través de entidades bancarias, las cuales ofrecen un talonario de pagarés a sus clientes que lo soliciten.

6.2.1. REQUISITOS DEL PAGARÉ
El pagaré es un título formal, lo cual significa que el documento que no contenga los siguientes requisitos no será pagaré.

  1. Denominación expresa de la palabra «pagaré» inserta en el texto.
  2. Promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero en un momento determinado.
  3. Vencimiento. Fecha a partir de la cual el acreedor puede exigir el pago de la deuda. Si no se indicará, el pagarésela para ver la vista.
  4. Lugar de pago. Se indicará el número de cuenta del deudor, donde se cargará el importe de la deuda.
  5. Nombre de la persona o a cuya orden se deba efectuar el pago. En el caso del pagaré no están admitidos los pagarés al portador, por lo que siempre se habrán de emitir a favor a la orden de una persona determinada, física o jurídica.
  6. Fecha y lugar en que se firme el pagaré.
  7. Firma del emisor.

Los requisitos esenciales para que se considere legalmente un pagaré eso los señalados en los puntos 1, 2, 5, 7, por lo que si falta alguno de los mismos el documento perderá su eficacia ejecutiva. En el caso de deficiencia en los restantes. El documento seguirá siendo pagaré, pues la ley prevé la subsanación de estas deficiencias.

6.2.2. FUERZA EJECUTIVA DEL PAGARÉ
Un pagaré firmado por el deudor supone una mayor seguridad de cobro, ya que goza de eficacia ejecutiva ante un posible proceso judicial de reclamación de la deuda.

El procedimiento judicial dispone dos etapas para los procesos en los que una persona reclama otra una cantidad:

  • En la primera etapa, el demandante y el demandado deben demostrar ante el juez que su reclamación o defensa son las correctas. A esta etapa se le denomina juicio declarativo, y concluye con una sentencia del juez en la que obliga al pago al demandado o rechaza la pretensión del demandante. Éste tipo de litigio suele tardar hasta dos años en resolverse, con lo que la probabilidad de cobrar por parte del acreedor se reduce sensiblemente.
  • En la segunda etapa, otro juez ejecuta la sentencia; es decir, obliga al demandado a pagar la deuda y condena al demandado a resarcir al demandante de los gastos incurridos para su defensa. A esta etapa se le denomina juicio ejecutivo, y puede incluir el embargo de bienes de que no pudiese hacer frente al pago de la deuda derivado del juicio declarativo.Sin embargo, en caso de que el demandado hubiese reconocido precisamente la existencia de la deuda frente al demandante, no tendría sentido el juicio declarativo. Un efecto pagaré aceptado cumple esa función. Si el comprador ha admitido la existencia de una obligación de pago frente al vendedor, no puede presentar después ninguna resistencia al pago. Por tanto, un empresario con un pagaré impagado puede acudir directamente al juicio ejecutivo, ganando tiempo y probabilidades de cobro.
6.3. EL RECIBO
Los recibos solo documento mediante los que la persona que nos elabora y los da reconoce haber recibido una cantidad de dinero de la persona que acepta el recibo.

Generalmente los recibos ganen talonarios y costan de dos partes:

  • El recibo propiamente dicho, que se entrega a la persona que efectúa el pago como justificante del mismo.
  • La matriz, que queda en el talonario y contienen datos esenciales de recibo, como el número, el nombre del pagador, la cantidad pagada y el motivo del pago.

No existe un modelo oficial de recibo, por lo que cada empresa debe elaborar los suyos propios. En el recibo deben figurar los siguientes datos:

  • Número del recibo.
  • Nombre de la persona o empresa que entrega el dinero.
  • Cantidad de dinero, en letra y número.
  • Concepto por el que se paga.
  • Lugar y fecha de expedición del recibo.
  • Nombre y firma de la persona que recibe el dinero.

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